Co to jest ewidencja środków trwałych?

Prowadząc firmę zawsze ponosimy wydatki związane z jej działalnością. Wydajemy pieniądze na urządzenia niezbędne do pracy, samochód służbowy czy nieruchomość, w której prowadzimy biuro i która jest siedzibą firmy. Ponoszone koszty musimy rozliczać, a w tym celu prowadzi się ewidencję środków trwałych. Na czym to polega?

Czym jest ewidencja środków trwałych?

Środek trwały to własność lub współwłasność podatnika, wykorzystywana zgodnie z potrzebami prowadzonej działalności (ewentualnie wypożyczona komuś innemu na podstawie umowy najmu czy dzierżawy). Składniki majątku muszą zostać przez przedsiębiorcę nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, a także kompletne i zdatne do użytku już pierwszego dnia pracy. Dodatkowo, przewidywany okres ich wykorzystywania powinien przekraczać rok. W ewidencji środków trwałych znajdą się nieruchomości (budowle, budynki, lokale będące odrębną własnością, grunty, prawo użytkowania wieczystego ziemi, a także spółdzielcze prawo do lokalu mieszkaniowego lub użytkowego), maszyny, urządzenia, środki transportu, inne przedmioty, a nawet inwentarz żywy. Przedsiębiorca musi prowadzić spis elementów majątku, jeśli rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub w formie ryczałtu. Do obowiązków podatnika należy również prowadzenie spisu wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia.

Co musi zawierać ewidencja środków trwałych? 

Nie ma określonego wzoru ewidencji środków trwałych, co oznacza, że może być sporządzona w formie odręcznego dokumentu. Przedsiębiorca może prowadzić ją również za pośrednictwem specjalnych programów do księgowości, dostępnych w internecie. Formularz musi jednak zawierać kilka informacji, wymaganych przez przepisy podatkowe, czyli liczbę porządkową, datę nabycia, datę przyjęcia do używania, środki trwałe, wartość niematerialną i prawną, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania odpisów, zaktualizowaną wartość początkową, faktyczną kwotę odpisów amortyzacyjnych, wartość ulepszania zwiększającą wartość początkową, datę likwidacji, przyczynę albo datę zbycia.

Od jakiej kwoty należy prowadzić ewidencję środków trwałych?

Do ewidencji środków trwałych wpisuje się elementy, których wartość początkowa przekracza 3,5 tys. zł. Zgodnie z prawem, takie składniki muszą podlegać amortyzacji. Jeśli wyposażenie nie jest natomiast warte więcej, wydatki mogą zostać wliczone do kosztów jednorazowo lub odliczane regularnie w formie odpisów amortyzacyjnych. Bardzo ważne jest również określenie przyjętej stawki amortyzacyjnej.

Prowadzenie firmy może przynieść dużo zysków i satysfakcji, ale trzeba pamiętać o skrupulatnym prowadzeniu dokumentacji, której częścią jest ewidencja środków trwałych.